Learn about about Clearinghouse Enrollment File Warning Code 293 – Graduation Status Start Date Prior to Current Term and how to correct the warning on the Clearinghouse’s secure site.
This session is intended for post-secondary institutions active with Enrollment Reporting.
Transcript
This tutorial covers warning code 293.
What is warning code 293?
It is a subset of warning code 275 and occurs when the status start date for your students with a graduated status is before the term begin date of the current term that they are enrolled in.
If the updated status start date or term dates provided when correcting warning code 293 meet the criteria to resolve warning code 275, warning code 275 may also be resolved.
What do you need to do?
Please check the records with warning code 293 to determine if the status start date for the graduated status needs to be corrected. If the status start date and term dates are accurate, no additional action is needed. If the status start date or term dates need to be corrected, please use the following steps as a reference.
To correct the records with warning code 293, go to the errors and warnings list on the Error Resolution on the Web and select 293.
Review the list of students.
If you determine that all students listed should have a certain date in the future, you can mass correct them. Click on Update all records for error, select warning 293, enter the status start date, and click Submit.
Please be aware that when doing a mass correction for warning code 293 and 275s are present, submit the correction for warning code 293 first. If a mass correction for 275 and 293 with different Status Start Date values for the same student are submitted at the same time, the mass correction will apply the status start date input for warning code 293.
If you determine that several students need to have a date corrected to a specific new date, from the select column, check the box for the student records, expand the update and submit for validation section, fill in the new date, and click update and submit for validation.
If you need to update individual students with different status start dates, make the updates on the individual records, and then in the select column, check the box for the student records, and click submit selected records for validation.
If you need to update the term dates, expand the record for each student and update the term fields and then click submit for validation.
If you have reviewed the records and determined that the date is correct, no action is needed for these records with warning code 293.
Notice on the errors and warnings list, the count on warning code 275 decreased for any records you submitted for validation in warning code 293 that meet the criteria for resolving warning code 275.
For questions or assistance, reach out to us at schoolops@studentclearinghouse.org.
Transcripción en español
Este tutorial cubre el código de advertencia 293.
¿Qué es el código de advertencia 293?
Es un subconjunto del código de advertencia 275 y ocurre cuando la fecha de inicio del estado para sus estudiantes con un estado graduado es anterior a la fecha de inicio del período actual en el que están inscritos.
Si la fecha de inicio del estado actualizado o las fechas de plazo proporcionadas al corregir el código de advertencia 293 cumplen los criterios para resolver el código de advertencia 275, el código de advertencia 275 también puede resolverse.
¿Qué es lo que hay que hacer?
Verifique los registros con el código de advertencia 293 para determinar si es necesario corregir la fecha de inicio del estado para el estado graduado. Si la fecha de inicio del estado y las fechas del plazo son correctas, no se necesita ninguna acción adicional. Si es necesario corregir la fecha de inicio del estado o las fechas del período, utilice los siguientes pasos como referencia.
Para corregir los registros con el código de advertencia 293, vaya a la lista de errores y advertencias en Resolución de errores en la Web y seleccione 293.
Revisar la lista de estudiantes.
Si determina que todos los estudiantes enumerados deben tener una fecha determinada en el futuro, puede corregirlos en masa. Haga clic en Actualizar todos los registros por error, seleccione la advertencia 293, ingrese la fecha de inicio del estado y haga clic en Enviar.
Tenga en cuenta que cuando realice una corrección masiva para el código de advertencia 293 y 275, envíe primero la corrección para el código de advertencia 293. Si se envía una corrección masiva para 275 y 293 con diferentes valores de fecha de inicio de estado para el mismo estudiante al mismo tiempo, la corrección masiva aplicará la entrada de fecha de inicio de estado para el código de advertencia 293.
Si determina que varios estudiantes necesitan corregir una fecha a una nueva fecha específica, en la columna de selección, marque la casilla de los registros del estudiante, expanda la sección actualizar y enviar para validación, complete la nueva fecha y haga clic en actualizar y enviar para validación.
Si necesita actualizar estudiantes individuales con diferentes fechas de inicio de estado, realice las actualizaciones en los registros individuales y luego, en la columna de selección, marque la casilla de los registros de los estudiantes y haga clic en enviar los registros seleccionados para su validación.
Si necesita actualizar las fechas del término, expanda el registro de cada estudiante y actualice los campos del término y luego haga clic en Enviar para validación.
Si revisó los registros y determinó que la fecha es correcta, no se necesita ninguna acción para estos registros con el código de advertencia 293.
Aviso en la lista de errores y advertencias, el conteo en el código de advertencia 275 disminuyó para cualquier registro que envió para validación en el código de advertencia 293 que cumple con los criterios para resolver el código de advertencia 275.
Para preguntas o asistencia, comuníquese con nosotros en schoolops@studentclearinghouse.org.